Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Nedir?
Kurumlar faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları (idare faaliyetlerine delil olabilecek) belgelerin; içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve bu belgelerin üretiminden nihai tasfiyesine kadar olan süreç içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemdir
EBYS’nin Amaç Nedir?
EBYS ile; gerek kurum içi birimlerimiz arası yazışmalarımızı gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmalarımızın elektronik ortamda;
·         Standart hale getirilmesi,
·         Sevk, paraf ve onay işlemlerinin daha kısa sürede yapılması,
·         Harcanan zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi,
·         Yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi amaçlanmaktadır.

EBYS İle Neler Yapılabilir?
Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile;
·         Birimlerde 7 gün 24 saat evrak alıp gönderilmesi,
·         Belgelerin dolaşımı esnasında durumları takip edilmesi,
·         Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivlenmesi,
·         Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile beraber belgelere ulaşılması,
·         Belgelerin yazım aşamasından imza sürecine kadar olan dolaşımındaki, paraflama ve dağıtım listelerinin tanımlanması,
·         Belgelerin birden fazla noktaya aynı anda dağıtımının sağlanması,
·         Personellerin izin ve diğer hallerinde; görevlerini yürütecek personel vekalet bırakması,
·         Personelin yaptığı iş ve işlemlere göre performansının değerlendirilmesi sağlanmaktadır.
EBYS'nin Sağladığı Avantajlar?
·         Doküman oluşturma ve saklama maliyetleri azaltır.
·         Belgelerin imzalama işlemi sonrasında değiştirilmesine izin vermez.
·         Zamandan, iş gücünden ve kırtasiye giderlerinden tasarruf sağlar.
·         Güvenli ve mekan’dan bağımsız erişim imkanı sağlar.
·         Evrakın hazırlanmasından teslim aşamasına kadar, akışı hızlı ve doğru sonuçlandırır.
·         İşlem süreçlerinde tıkanan noktaları raporlar.
·         Belgelerin imha edilmesine kesinlikle izin vermez. Belgeler ancak saklama planları çerçevesinde ve kontrollü olarak imha edilebilir.